Zapytanie ofertowe na produkcję filmu informacyjnego w związku z realizacją projektu "Pierwsze kroki w Polsce II- praktyczny informator dla cudzoziemców ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy w Polsce"

Drukuj
1 2 3

OGŁOSZENIE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA NA PRODUKCJĘ FILMU INFORMACYJNEGO W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU

Pierwsze kroki w Polsce II - praktyczny informator dla cudzoziemców ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy w Polsce

WSPÓŁFINANSOWANEGO Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU NA RZECZ UCHODŹCÓW – PROGRAM ROCZNY 2013

Urząd do Spraw Cudzoziemców planuje złożenie zamówienia na realizację filmu informacyjnego w 6 wersjach językowych (polskiej, angielskiej, francuskiej, rosyjskiej, arabskiej i gruzińskiej) skierowanego do cudzoziemców, którzy ubiegają się o nadanie ochrony międzynarodowej w Polsce. Film będzie przedstawiał krok po kroku drogę cudzoziemca od momentu złożenia wniosku w o udzielenie ochrony międzynarodowej do chwili otrzymania decyzji ostatecznej i jego dalszych praw i obowiązków uzależnionych od rodzaju otrzymanej decyzji.

Termin realizacji zamówienia: do 12 czerwca 2015 r.  

Lokalizacja: do uzgodnienia z Wykonawcą po podpisaniu umowy

Minimalne wymagania techniczne filmu:

  • czas trwania filmu: ok. 15 min (nie mniej niż 14 minut i nie dłużej niż 16 minut)
  • zrealizowany w technologii High Definition 1920 x 1080,
  • 25 fps | format 16:9,
  • rejestracja: AVCHD/MP4,
  • kodek ProRes 422,
  • zapis w formatach do emisji w internecie w serwisach YouTube i Vimeo,
  • ścieżka dźwiękowa: kompozytor lub baza,
  • napisy / proste animacje / infografiki

Wykonawca powinien w ramach usługi realizacji filmu:

  • przygotować zaakceptowany przez Zamawiającego, w drodze konsultacji, scenariusz, na podstawie briefu przekazanego przez Zamawiającego, który stanowi załącznik do niniejszego zapytania;
  • zapewnić montaż, profesjonalne oświetlenie, udźwiękowienie, opracowanie graficzne, digitalizację, transport, nośniki, i inne niezbędne do realizacji zamówienia;
  • uwzględnić taką ilość dni zdjęciowych oraz przeznaczonych na postprodukcję, która zapewni realizację usługi na wysokim poziomie, zgodnie ze wszystkimi warunkami zapytania ofertowego i umowy;
  • przeprowadzić casting wśród chętnych do udziału w filmie pracowników Urzędu oraz wskazanych przez UdSC cudzoziemców i wyłonić, zgodnie z założeniami briefu, 1 osobę występującą w roli cudzoziemca ubiegającego się o nadanie ochrony międzynarodowej w Polsce oraz 3 osoby występujące jako przedstawiciele Urzędu wyjaśniający poszczególne etapy proceduralne, zaś w przypadku braku chętnych lub innych okoliczności uniemożliwiających zaangażowanie kandydatów spośród wskazanych przez Urząd, zaangażować, w porozumieniu z UdSC, inne osoby występujące w ww. rolach;
  • zaangażować na podstawie umowy o dzieło ww. osoby wyłonione podczas castingu
  • zapewnić wykonanie makijażu/ drobnej charakteryzacji aktorów;
  • zapewnić profesjonalny sprzęt do produkcji filmu oraz min.: reżysera, operatora kamery, oświetleniowca i kierownika produkcji na planie produkcji;
  • zapewnić lektora polskiego oraz lektorów pięciu języków obcych – angielskiego, arabskiego, francuskiego, gruzińskiego, rosyjskiego;
  • przekazać prawa autorskie i pokrewne do filmu na wszystkich polach eksploatacji oraz we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki zostały utrwalone w filmie na ich rozpowszechnianie.

Film należy udostępnić Zamawiającemu na dysku sieciowym Wykonawcy, a także dostarczyć Zamawiającemu dwa tysiące płyt CD w plastikowym opakowaniu z nagranym filmem, oznaczonych odpowiednio, według poniższych wymagań.

Informacja, która musi się pojawić na początku filmu oraz na każdej płycie w formie nadruku lub naklejki:

  • Film powstał w ramach projektu Pierwsze kroki w Polsce IIpraktyczny informator dla cudzoziemców ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy w Polsce współfinansowanego z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców oraz budżetu państwa
  • flaga Unii Europejskiej, przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 10 do decyzji implementacyjnej EFU wraz ze wskazaniem na Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32008D0022&from=PL

  • Logo Urzędu do Spraw Cudzoziemców

Wymagania w stosunku do Wykonawcy:

Konieczne:

  1. Doświadczenia w realizacji projektów filmowych m.in. spotów, filmów, reportaży, reklam telewizyjnych, co najmniej 3 projekty.

Dodatkowe:

  1. Doświadczenia w realizacji projektów filmowych z udziałem cudzoziemców lub o tematyce cudzoziemskiej – co najmniej 2 projekty.
  2. Doświadczenie w realizacji filmów informacyjnych przygotowywanych na potrzeby administracji publicznej – co najmniej 2 projekty. 

Oferta powinna zawierać:

  • całkowitą wartość zamówienia netto oraz brutto
  • oświadczenie lub kopie dokumentów potwierdzających wymagane doświadczenie w realizacji projektów filmowych

oraz ewentualnie dodatkowe dokumenty i oświadczenia:

  • oświadczenie lub kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie w realizacji projektów filmowych z udziałem cudzoziemców lub o tematyce cudzoziemskiej,
  • oświadczenie lub kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie w realizacji filmów informacyjnych przygotowywanych na potrzeby administracji publicznej.

Oferty należy składać:

na adres e-mail:  anna.markiewicz@udsc.gov.pl

Termin przyjmowania ofert upływa: 3 kwietnia 2015 r.

Decyduje data wpływu ofert do Urzędu. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

Kryterium wyboru oferty:

  1. Cena za realizację zamówienia według wyżej podanych kryteriów, wyrażona w złotych polskich. Cena ostateczna powinna zawierać wszystkie podatki, opłaty i proponowane rabaty – 60% oceny oferty.
  2. Spełnienie dodatkowych wymagań – 40% (za spełnienie każdego dodatkowego kryterium po 20%).

W pierwszej kolejności oferty będą oceniane pod kątem spełnienia wymagań koniecznych, następnie rozpatrywane będą pod kątem najkorzystniejszej ceny oraz wymagań dodatkowych.

Informacje dotyczące umowy i płatności:

Z wybranym w wyniku niniejszego konkursu wykonawcą zostanie zawarta umowa. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu zamówienia płatne będzie w terminie 21 dni od dnia otrzymania przez Urząd do Spraw Cudzoziemców faktury, w drodze przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy. Urząd nie ma możliwości wpłacania zaliczek.

Zlecenie powyższej usługi będzie dokonywane w ramach współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu na Rzecz Uchodźców, Program Roczny 2013. W związku z powyższym Urząd zastrzega sobie prawo do niezawierania umowy z wybranym wykonawcą, w przypadku, gdy:

  1. Cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
  2. Nie zostaną mu przyznane środki pochodzące z rezerwy celowej budżetu państwa, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia.

Osoba wyznaczona do kontaktu z Wykonawcami:

Magda Rychter, tel. 22 60 174 55, e-mail: magda.rychter@udsc.gov.pl

 

W związku z otrzymanymi pytaniami od Wykonawców zainteresowanych złożeniem oferty, poniżej przedstawiamy stanowisko Urzędu:

1. Czy Wykonawca ma doliczyć do proponowanego budżetu wynagrodzenie dla pracowników UDSC, którzy wystąpią w filmie?

Odp. Tak, Wykonawca ma doliczyć do proponowanego budżetu wynagrodzenie dla pracowników UDSC, którzy wystąpią w filmie

2. Czy Zamawiający bezpłatnie udostępni lokalizację do nagrania scen w Urzędzie?

Odp. Tak, Zamawiający bezpłatnie udostępni lokalizację do nagrania scen w Urzędzie.

3. Czy Zamawiający może podać szacunkową wartość zamówienia, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zadania?

Odp. Szacunkowa wartość zamówienia to 95 000,00 zł brutto.

4. Czy na wszystkich 2000 płyt będzie ten sam materiał (np. zestaw filmów we wszystkich wersjach językowych) czy każda płyta będzie zawierała tylko jedną wersję językową? - w tej sytuacji proszę o informację po ile sztuk płyt będzie w danej wersji językowej (nakład płyt jednego typu ma wpływ na koszty produkcyjne)

Odp. Na wszystkich 2000 płyt będzie ten sam materiał tj. zestaw filmów we wszystkich wersjach językowych.

5. Czy wymienione ośrodki dla cudzoziemców są do wyboru, czy to Państwo wyznaczą później dokładne miejsce?

Odp. Urząd wskaże ośrodek – jeden z dwóch podwarszawskich.

6. Czy casting, który mielibyśmy przeprowadzić będzie odbywał się w Warszawie?

Odp. Tak, casting odbędzie się w Warszawie.

7. Czy oprócz lektorów w filmie w 6 różnych językach, mają być jeszcze napisy z tekstem w innym języku?

Odp. Nie, filmy będą bez napisów w innych językach.

8. Czy chcieliby Państwo ujęcia z lotu ptaka (dron)?

Odp. Nie, scenariusz nie przewiduje tego typu ujęć.

9. Czy doświadczenie zdobyte przez poszczególnych pracowników firmy w obszarze realizacji filmów o cudzoziemcach bądź o tematyce cudzoziemskiej oraz filmów informacyjnych przygotowywanych na potrzeby administracji publicznej spełnia kryteria dodatkowe?

Odp. Kryterium doświadczenia dotyczy firmy, która zamierza złożyć ofertę, nie zaś poszczególnych jej pracowników.

Załączniki do pobrania


Data wytworzenia: 2015-03-26 Autor: Anna Markiewicz Data publikacji: 2015-03-26 00:01 Osoba udostępniająca na stronie: Anna Markiewicz Data ostatniej modyfikacji: 2015-04-15 Osoba modyfikująca: Aleksander Wyszyński